Secretária multifuncional = atenção redobrada
Basicamente, ser multifuncional é o que diferencia super secretárias executivas das secretárias convencionais .
Todo profissional multifuncional geralmente passa por uma sobrecarga de tarefas, principalmente em determinados dias da semana, onde todo mundo quer tudo ao mesmo tempo.
Estar com o dia cheio de tarefas por um lado é ótimo! Sinal de que você é uma profissional responsável e que confiam em você. Por outro lado, exige atenção redobrada.
Algumas atividades são tão comuns que tornam-se automáticas; você já esta tão habituada com aquilo que faz sem se dar conta disso. Nestes casos é preciso tomar muito cuidado e redobrar a atenção para não cometer erros.
Tem dias em que o telefone não para de tocar, e-mails não param de chegar, as pessoas solicitam serviços o tempo todo… e você, claro, vai ficando nervosa aos poucos. Perde o controle de suas atividades, sem saber por onde começar a resolver tudo isso.
Nestes dias é que você deve ficar mais atenta! Você ão quer chegar em casa e lembrar que esqueceu de cumprir aquela tarefa super importante porque estava fazendo outras coisas… É esse tipo de erro bobo que comprometem sua confiabilidade e podem colocar sua carreira em risco.
A secretária é uma profissional que não pode cometer “falhas”. Precisa ser responsável, organizada, ágil, atenta à todo que acontece a sua volta.
Mas sejamos justos! Pequenos deslizes acontecem. O importante é que isso continue sendo uma exceção.
Esta com a cabeça cheia? Nervosa?
Respira fundo… tome um pouco de água… Acalme-se por uns minutinhos e volte para sua mesa. Lá, organize tudo por prioridades.
Não sabe o que é mais importante?
Transfira essa decisão para seu diretor/colegas de trabalho. A empresa é quem deve apontar os prazos e prioridades.
Tendo tudo programado e organizado, você vai resolvendo todas as pendências, uma a uma, e quando termina parece inacreditável.
Outra coisa importante: anote tudo!
Assim você mantém um checklist e pode usá-lo para não deixar nada para trás.
Com isso você evita pequenas falhas do cotidiano que poderiam comprometer sua carreira. Poderiam… mas não vão. Porque, afinal, você é super!
Fonte: http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/secretaria-multifuncional-atencao-redobrada/
